Pourquoi garder ses documents papiers ?
Conformité aux règlements
Les entreprises des secteurs de la santé, du droit et de la finance sont tenues de conserver les documents papier pendant un certain nombre d’années pour se conformer aux lois étatiques et fédérales, telles que la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA). Ces lois réglementent les documents qui peuvent être stockés sous forme numérique et ceux qui doivent également rester sous leur forme physique, comme les documents qui nécessitent une signature physique plutôt que numérique.
Durée de conservation
Les entreprises qui ont besoin de stocker des documents pendant plus de quelques décennies trouveront que les documents papier sont meilleurs que les documents numériques. Premièrement, la technologie numérique devient obsolète avec le temps et le transfert de données à partir de supports de stockage obsolètes tels que les disquettes peut être fastidieux et difficile. Deuxièmement, si le transfert de documents électroniques est plus rapide, il existe également un risque de perte de qualité des données au cours du processus de transfert. Les documents papier, en revanche, peuvent durer des centaines d’années s’ils sont stockés correctement.
Sécurité
Le stockage des documents sous forme numérique est plus pratique par rapport à l’utilisation de classeurs et de casiers qui occupent beaucoup d’espace dans les bureaux. Cependant, les risques posés par les violations de données ou les défaillances matérielles rendent les fichiers numériques plus vulnérables au vol, à la corruption et à la suppression.
Destruction garantie
Lorsque les documents papier sont détruits, leur destruction est définitive et garantie, ce qui rend les informations stockées dans les documents irrécupérables. En revanche, il existe de nombreux moyens de récupérer les documents numériques qui ont été supprimés. Si les pirates parviennent à restaurer des documents numériques supprimés, ils peuvent utiliser les informations qu’ils contiennent pour commettre des fraudes ou des extorsions.
Comment assurer la sécurité des documents papier ?
Si la réduction de l’utilisation des documents papier permet de préserver l’environnement et de désencombrer le lieu de travail, il est également important de savoir comment assurer la sécurité de ces documents papier importants, arkevia peut vous aider en suivant ce lien https://www.toutprogrammer.com/voila-pourquoi-vous-devez-utiliser-le-coffre-fort-numerique-arkevia/. Voici quelques conseils utiles :
Ayez un plan de conservation des documents
Organisez et stockez correctement les documents importants, tels que ceux contenant les données des employés, les informations sur les clients, les factures et les contrats commerciaux. Dans votre plan de conservation des documents, précisez combien de temps certains documents doivent être conservés pour des raisons juridiques avant d’être détruits. Formez les employés à chaque processus du plan de conservation pour éviter d’avoir des documents redondants, des documents manquants et de ne pas pouvoir récupérer des documents importants en cas de besoin.
Mettez en place des politiques de sécurité strictes
Restreignez l’accès à des documents spécifiques au personnel autorisé uniquement. Cela permettra d’éviter les vols et de garder les informations privées à l’abri des regards indiscrets. Les classeurs doivent être robustes et toujours verrouillés. Les personnes qui accèdent à des documents importants doivent les restituer immédiatement après usage et ne jamais les emporter en dehors des locaux de l’entreprise ou en enregistrer une copie sur leurs appareils mobiles. Installer des caméras de sécurité dans les zones où sont stockés les documents sensibles afin de les surveiller et de les protéger à tout moment contre tout accès non autorisé.
Les stocker hors site
Les documents papier qui ne sont pas encore périmés, mais qui ne sont pas nécessaires au quotidien, peuvent être stockés hors site. Si vous ne disposez pas de l’expertise, de l’expérience et des ressources nécessaires pour le faire en toute sécurité, faites appel à un fournisseur de stockage de documents hors site. Cette solution est idéale pour les entreprises qui ne disposent pas à la fois de l’espace de stockage et des mesures de sécurité nécessaires pour assurer la sécurité de leurs documents papier.
Éliminez correctement les documents papier inutilisés
Il est important d’assurer la sécurité des documents papier contre toute utilisation et tout accès non autorisés, non seulement lorsqu’ils sont stockés, mais aussi lorsqu’ils sont détruits. Avant de déchiqueter les documents, noircissez les données personnelles des clients, partenaires commerciaux et fournisseurs pour vous assurer que ces informations seront inutilisables.
Numérisez vos documents
Les catastrophes naturelles et les accidents peuvent gravement endommager les zones/installations de stockage de documents et détruire les documents papier qu’elles contiennent. La seule façon de protéger les documents papier de tels incidents est de les numériser. La numérisation des documents papier vous permettra de disposer de copies de sauvegarde de vos fichiers importants, stockées en toute sécurité dans des serveurs ou dans le cloud, au cas où les originaux seraient détruits.
