5 conseils pour planifier l’ultime réunion virtuelle

Bien exécutées, les réunions virtuelles peuvent permettre à des équipes géographiquement dispersées de collaborer, de résoudre des problèmes et de réaliser des travaux en groupe. Les réunions inefficaces, cependant, deviennent une perte de temps, conduisant à des employés improductifs et désengagés.

Conseil n°1 : établir un plan

Pour chaque réunion virtuelle, il est important d’avoir un plan à l’avance afin que les participants sachent à quoi s’attendre et comment ils peuvent contribuer à la conversation. Voici quelques bonnes pratiques clés :

• Partagez votre ordre du jour à l’avance : Envoyez l’ordre du jour aux participants bien avant la réunion, afin qu’ils aient des attentes claires sur ce qu’ils doivent préparer. Fournissez des détails dans votre courriel d’invitation sur les principaux points de discussion et sur les documents, fichiers ou recherches pertinents auxquels vous vous référerez pendant la réunion.
• S’il y a lieu, offrez aux participants la possibilité de consulter le document ou d’ajouter des commentaires avant la réunion: Donnez à chacun une chance égale de contribuer à la réunion. Vous pouvez le faire grâce à des outils de gestion de documents comme Google Drive. Qu’il s’agisse d’un diaporama, d’une vidéo ou d’un rapport annuel, l’utilisation d’outils de partage de fichiers comme Dropbox et Box permettra de s’assurer que tout le monde est dans la boucle.
• Prévoir des attentes sur la façon dont l’espace virtuel sera géré : Assurez-vous que tous les participants sont sur la même longueur d’onde quant au déroulement de la réunion virtuelle. Par exemple, les participants doivent-ils mettre leur vidéo en sourdine pendant que les autres parlent ? Une discussion est-elle attendue ou la réunion est-elle principalement dirigée par le présentateur ?

Conseil n°2 : Planifier à l’avance

Coordonner les temps pour les participants qui ont des horaires et des fuseaux horaires différents peut être un défi. 

• Prenez des plages horaires qui fonctionnent pour le fuseau horaire de chacun : Par exemple, si vous attendez des participants à New York et à Londres, une heure idéale pour planifier les réunions serait 10 heures à New York et 13 heures à Londres.
• Utilisez des outils qui vous aident à choisir la bonne plage horaire : Savoir qui est disponible à quelles heures peut être déroutant. Plutôt que de laisser les fuseaux horaires prendre le dessus, envisagez d’utiliser un logiciel de prise de rendez-vous pour aider à la détection automatique des fuseaux horaires de tous les participants.
• Prévoir les réunions à l’avance: Plus les participants sont prévenus à l’avance, moins ils risquent d’avoir des conflits d’horaires. Si vous devez programmer une réunion de dernière minute, assurez-vous de vérifier que tous les participants ont des blocs de temps ouverts. Découvrez aussi framadate , un outil idéal pour gérer votre planning

Conseil n°3 : Établir une étiquette pour les réunions virtuelles

Pratiquer une étiquette appropriée prépare le terrain pour une réunion virtuelle transparente et productive.

• Tester toute la technologie avant la réunion :Vérifiez vos connexions de réunion à l’avance. Cela inclut vos capacités vidéo, Wi-Fi et de partage d’écran. Dans la mesure du possible, établissez la connexion une dizaine de minutes avant le début de la réunion.
• Réunissez-vous en face à face par vidéo : Assurez-vous que chaque membre de la réunion virtuelle puisse se voir. 55% de la communication est constituée par le langage corporel, tandis qu’un autre 38% est constitué par le ton de la voix, selon des recherches. Une réunion en face-à-face par vidéo est beaucoup plus personnelle qu’une réunion avec une voix désincarnée au téléphone, et elle aide à établir un meilleur rapport. Cela permet également aux participants de capter le langage corporel et les indices, par exemple lorsque quelqu’un a fini de parler ou s’il fait une pause.
• Mettre de côté toutes les distractions : Pas moins de 83 % des participants disent avoir vérifié leurs e-mails lors d’une réunion ou d’une présentation en personne-et ce, avec d’autres invités dans la pièce pour les tenir responsables. Rappelez aux invités d’accorder toute leur attention aux participants et de réduire les distractions comme les courriels et les textos pendant la réunion.

Conseil n°4 : Gardez les participants engagés

Tout le planning et la planification ne servent à rien si votre public n’est pas engagé.

• Donner de l’espace pour une conversation décontractée :Ne soyez pas trop rapide à étouffer les petites conversations qui se produisent naturellement au début d’une réunion. Cela donne aux équipes à distance la possibilité de se connecter sur un plan personnel avant de passer aux choses sérieuses – comme elles le feraient en personne.
• Introduire des méthodes pour stimuler la participation: Encouragez tout le monde à agir comme s’il était au premier rang en créant des opportunités de participation. Par exemple, les participants peuvent avoir la possibilité de soumettre des questions bien avant le début de la réunion virtuelle. Si nécessaire, vous pouvez également mettre en place un sondage ou encourager davantage de questions par chat en direct.
• Poser des questions fréquemment : Vérifiez constamment tout au long de la réunion pour donner aux participants une chance de partager et vous assurer qu’ils suivent. Au lieu de poser des questions ouvertes, soyez explicite dans ce que vous demandez. Par exemple, au lieu de « Que pensez-vous de cet outil ? », optez plutôt pour :  » Pensez-vous que cet outil contribuera à la productivité ? « 

Conseil n°5 : Assurez le suivi

Tout comme une réunion au bureau, la discussion qui suit à la fontaine à eau peut être tout aussi révélatrice que la session elle-même.

• Conclure par une conversation au distributeur d’eau : Environ cinq à dix minutes avant la fin de la réunion, demandez à votre équipe si elle a d’autres questions ou préoccupations. C’est le moment où les participants sont ouverts pour partager leurs réserves ou leurs doutes.Résumez et débriefez avec votre équipe après : Vous pouvez le faire avec un courriel de suivi à la fois sur ce qui a été couvert lors de la réunion, les décisions clés qui ont été prises et les actions requises de votre équipe.
• Demander comment la réunion aurait pu être meilleure: Faites vous-même le point. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas marché ? Vous n’êtes pas obligé d’appliquer tous les principes ci-dessus lors de ces sessions moins formelles, mais prendre le temps d’écouter honnêtement, d’évaluer et de réviser garantira les réunions les plus réussies à l’avenir.